Freight forwarding

Packaging-3D-Profor-for-productpage

Profor – Expeditie

Het ProFor expeditie pakket is speciaal ontwikkeld voor het afhandelen van de operationele zaken van de expediteur. Het is daarbij modulair opgebouwd en alleen de relevante modules worden geïmplementeerd.

Standaard bevat het Profor pakket de functionele onderdelen Contractenboek, Quotations, Facturatie, Registreren van inkomende facturen, Statistische overzichten en Track & Trace.

Contractenboek:

D.m.v. het contractenboek kunnen de langlopende tariefafspraken met klanten en leveranciers in het systeem worden vastgelegd. Bij het maken van een offerte of bij het ingeven van tariefregels t.b.v. een factuur kunnen de in het contractenboek vastgelegde tariefafspraken worden opgeroepen en worden geïmporteerd.

Quotations:

Het onderdeel Quotations stelt de klanten in staat om offertes aan klanten in het systeem te registreren. De gegevens in het systeem kunnen omgevormd worden tot een offerte die via mail of fax aan de klant gestuurd kan worden.

Wanneer een boeking gedaan wordt op basis van een eerder afgegeven offerte worden alle relevante gegevens uit de offerte gekopieerd naar het expeditiedossier.

Dit onderdeel kan ook gebruikt worden om telefonisch afgegeven prijzen in het systeem vast te leggen (zonder dat er een offerte verstuurd wordt). De gegevens zijn in een multi user omgeving voor iedere geautoriseerde medewerker inzichtelijk zodat men altijd kan nagaan welke tarieven door collega’s zijn afgegeven.

Facturatie:

De facturatiemodule voorziet erin, dat vanuit de dossiers facturen kunnen worden samengesteld voor de klanten. In het dossier liggen de tariefregels vast die belast moeten worden. Per tariefregel kan aangegeven worden in welke valuta deze regel berekend moet worden. Per tariefregel ligt vast op basis van welke kwantiteit afgerekend moet worden (bruto gewicht, cbm, maat/wicht, aantal, vast bedrag etc.).

En er bestaat nog de mogelijkheid om verzamelfacturen te vervaardigen. Dossiers worden wel afgerekend maar de te factureren posten worden geparkeerd tot het moment dat de verzamelfactuur wordt vervaardigt.

Registreren inkoop nota’s:

Per dossier kunnen de verwachte inkoopregels vastgelegd worden. Bij het ingeven van de inkoopnota’s kunnen de verwachte inkoopregels ‘weggestreept’ worden. De controle van de inkoopnota’s wordt daarmee vereenvoudigd.

Ook is de mogelijkheid beschikbaar om Telebank opdrachten samen te stellen vanuit een expeditiedossier t.b.v. vooruitbetalingen. Het systeem creëert dan een SEPA bestand dat geïmporteerd kan worden in de software van de bank.

Bij het afsluiten van een dossier doet het systeem een controle of alle verkoop- en inkoopregels daadwerkelijk verwerkt zijn.

Ook kunt men overzichten draaien van dossiers waarop nog facturen aan klanten gemaakt moeten worden of waarop nog inkoopnota’s ontvangen moeten worden.

Reports:

Het onderdeel Reports bevat overzichten met statistische informatie. Deze overzichten kunnen betrekking hebben op operationele gegevens (bijv. aantal TEU per klant in een bepaalde periode) of op financiële gegevens (opbrengsten per afdeling in een bepaalde periode).

Deze rapporten worden ontwikkeld m.b.v. Crystal Reports. Desgewenst kan men ook zelf rapportages ontwikkelen die gebruik maken van gegevens uit onze database (ODBC of Excel link).

Web – Track & Trace
De module Track & Trace Import biedt de klanten informatie over hun import- of exportverschepingen. De module Webbookingen voor agenten maakt het mogelijk om realtime boekingen door derde partijen in te geven.

Modules:

De module Zeevracht Export biedt de mogelijkheid alle relevante gegevens inzake een FCL of LCL exportboeking te registreren. Vanuit het dossier kunnen o.a. een boekingsbevestiging, een transportopdracht, een CMR, een Sagitta Uitvoer of Transit aangifte, een verschepingsinstructie en een factuur gemaakt worden.

Wanneer ook een huisconnossementen moet worden afgeven kan men in een apart onderdeel van het dossier alle relevante gegevens voor het huisconnossement en de Master B/L ingeven. Het huisconnossement kan ter controle gemaild worden aan de verscheper. Als de gegevens in orde zijn kan het origineel geprint worden.
Een koppeling met het INTTRA boekings portaal is beschikbaar.

De module Zeevracht Import biedt de mogelijkheid alle relevante gegevens inzake een FCL of LCL importboeking te registreren. Vanuit het dossier kunnen o.a. een arrival notice, een transportopdracht, een CMR, een LaatVolgen, een Sagitta Invoer of Transit aangifte en een factuur gemaakt worden.

De module luchtvracht biedt de mogelijkheid om alle relevante gegevens van luchtvrachtzendingen te registreren. Bij exportzendingen kunnen o.a. de House Airwaybill en de Master Airwaybill worden geprint. Een koppeling met het Cargonaut reserveringssysteem is beschikbaar.

De module wegtransport biedt de mogelijkheid om alle relevante gegevens voor een wegtransport (zonder voorafgaand of opvolgend zeevrachttraject) in te geven. Er is een variant voor FTL en voor LTL zendingen.

De module groupage wegvervoer biedt de mogelijkheid alle losse boekingen per bestemming te registreren. Vervolgens kan per auto een dossier worden aangemaakt en de boekingen worden geïmporteerd. Met deze informatie kan een voorlopige laadlijst voor de loods of een opdracht voor de chauffeur worden gemaakt. De volgorde van de laad- en losadressen kan worden aanpast. Wanneer een zending niet meegaat in een bepaalde auto kan men deze weer terugboeken en later aan een andere opdracht koppelen.

De module Multimodal transporten kan men gebruiken wanneer men transporten organiseert met verschillende modaliteiten waarbij per modaliteit de operator aangestuurd moet worden.

De module voor Groupage activiteiten maakt onderscheid tussen Groupage Export en Groupage Import.

De Groupage export software biedt de mogelijkheid om alle losse boekingen te registreren per bestemming.

Vervolgens wordt er een containerdossier geopend waarop de deelzendingen worden geïmporteerd die aan een bepaalde container zijn toegewezen. Het programma toont het totaal gewicht en cubage van de geselecteerde zendingen maar ook de totalen op het gebied van inkoop en verkoop zodat men snel kan zien of het profijtelijk is een bepaalde container te stuffen.

Met de informatie in het systeem kunnen o.a. een (voorlopige) laadlijst gemaakt worden en een containermanifest.

Ook in deze module is een uitgebreide voorziening beschikbaar voor het maken van huisconnossementen en verschepingsinstructies.

In de module Groupage Import kunnen de diverse zendingen in de container worden ingevoerd in het systeem. Per deelzending kan het natransport geregeld worden met de daarbij behorende documentatie. Ook hier kunnen met 1 druk op de knop alle facturen op een dergelijk dossier aangevraagd worden (voor alle debiteuren met lading in die container).